KI im Schweizer KMU: Welche Rollen und Kompetenzen erfolgreiche Transformation brauchen

Warum KI-Projekte keine reinen Technikprojekte sind

In vielen Schweizer KMU beginnt die Digitalisierung mit einem Werkzeug: ein Assistent, der Protokolle schreibt, eine Automatisierung, die Rechnungen vorsortiert, ein Chatbot auf der Website. Die Einführung ist meist schnell erledigt. Schwierig wird es erst danach – wenn sich zeigt, dass die alte Arbeitsteilung nicht mehr passt.

Denn wenn eine Maschine den ersten Entwurf liefert, verschiebt sich die menschliche Arbeit vom Erstellen zum Beurteilen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber ein anderer Beruf im selben Job: Beurteilen verlangt Fachwissen, Kontext und die Bereitschaft, ein Ergebnis abzulehnen. Wer jahrelang für Sorgfalt und Tempo geschätzt wurde, braucht plötzlich Urteilsvermögen und ein Gespür dafür, wann ein System danebenliegt.

Genau deshalb gehören Prozessarbeit und Rollenarbeit zusammen. Wird nur der Prozess verändert, entsteht Unsicherheit: Niemand weiss, wer nun verantwortlich ist, wenn die Automatisierung etwas übersieht. Wird nur über Weiterbildung gesprochen, ohne den Prozess anzufassen, lernen Mitarbeitende Dinge, die im Alltag nirgends vorkommen.

Die drei Ebenen erfolgreicher Transformation

1. Prozesse optimieren

Bevor irgendein Werkzeug ausgewählt wird, braucht es die unbequeme Frage: Welcher Ablauf kostet uns wirklich Zeit – und warum? Oft sind es nicht die grossen Prozesse, sondern die vielen kleinen Übergaben dazwischen: das dritte Nachfragen per Mail, die Liste, die zweimal geführt wird, die Freigabe, auf die alle warten.

2. KI sinnvoll integrieren

Erst wenn der Ablauf klar ist, lässt sich beurteilen, ob KI überhaupt hilft. Unser Businesspartner TransformWerk aus Trimbach bei Olten formuliert das als Grundsatz: erst die Aufgabe verstehen, dann das Werkzeug wählen – nicht umgekehrt. Das Angebot umfasst Leistungen rund um digitale Transformation, KI-Integration und Prozessoptimierung und richtet sich ausdrücklich an Schweizer KMU.

3. Menschen mitnehmen

Der dritte Punkt entscheidet über Erfolg oder Stillstand. Neue Werkzeuge setzen sich dort durch, wo Mitarbeitende verstehen, was sich für sie ändert – und wo jemand im Team als Ansprechperson greifbar ist. Der Slogan von TransformWerk bringt die Reihenfolge auf den Punkt: «Prozesse optimieren. KI integrieren. Menschen mitnehmen.»

Drei Muster, an denen Einführungen scheitern

Aus Projekten in Beratung, Bildung und Verwaltung kennen wir drei Verläufe, die sich fast überall wiederholen. Keiner davon hat mit schlechter Software zu tun.

Das Werkzeug kam vor der Frage

Ein Betrieb kauft Lizenzen, weil ein Wettbewerber das auch tut. Nach drei Monaten nutzen zwei Personen das Werkzeug intensiv, alle anderen gar nicht. Der Grund ist selten Bequemlichkeit: Die meisten wissen schlicht nicht, für welche ihrer Aufgaben das Werkzeug gedacht war. Wer zuerst den Ablauf beschreibt und erst danach ein Werkzeug wählt, hat diese Diskussion nicht.

Niemand ist für die Ausnahmen zuständig

Automatisierungen decken den Regelfall ab. Die Arbeit verlagert sich damit auf die Ausnahmen – die schwierigen zwanzig Prozent. Wenn nicht ausdrücklich festgelegt ist, wer diese Fälle übernimmt und entscheidet, landen sie bei derjenigen Person, die am wenigsten Nein sagt. Das ist der Punkt, an dem Digitalisierung als Mehrbelastung erlebt wird, obwohl sie in Summe Zeit spart.

Weiterbildung ohne Bezug zum neuen Ablauf

Ein Halbtageskurs zu einem KI-Werkzeug hinterlässt Begeisterung und wenig Veränderung, wenn der Arbeitsablauf danach unverändert bleibt. Wirksam wird Weiterbildung erst, wenn sie an einer konkreten, neu zugeschnittenen Aufgabe ansetzt – am besten begleitet von jemandem im eigenen Team.

Welche Rollen im KMU jetzt wichtiger werden

Kein Betrieb braucht für die Digitalisierung sofort neue Stellen. Was er braucht, ist Klarheit darüber, welche bestehenden Rollen zusätzliche Aufgaben übernehmen – und welche Fähigkeiten dafür nötig sind.

Kompetenzen statt Werkzeug-Begeisterung

Werkzeuge veralten schnell, Kompetenzen bleiben. Für die Weiterbildung im KMU heisst das: Nicht «Kurs zu Werkzeug X» buchen, sondern klären, welche Fähigkeit im veränderten Ablauf fehlt. In der Praxis sind das meist vier:

• Ergebnisse beurteilen: erkennen, wann ein automatisch erzeugtes Resultat falsch, unvollständig oder unpassend ist.
• Abläufe beschreiben: die eigene Arbeit so darstellen, dass sie überhaupt verbessert werden kann – inklusive der Ausnahmen.
• Verantwortung klären: wissen, wer entscheidet, wer prüft und wer haftet, wenn ein System etwas übersieht.
• Umgang mit Daten: einschätzen, welche Informationen wohin dürfen – gerade bei Kundendaten und Personaldaten.

Wer wissen möchte, welche Begriffe hinter den Diskussionen stecken, findet im KI-Lexikon für KMU verständliche Erklärungen ohne Fachjargon.

Wie ein KMU das ohne Grossprojekt angeht

Für die meisten Betriebe unter fünfzig Mitarbeitenden lohnt sich kein Transformationsprogramm. Was sich lohnt, ist ein kleiner, ehrlicher Anfang – etwa in dieser Reihenfolge:

• Eine Woche lang notieren, welche wiederkehrende Tätigkeit am meisten Zeit frisst. Nicht schätzen, notieren – die Antwort überrascht oft.
• Diesen einen Ablauf aufschreiben, inklusive der Ausnahmen. Wenn das schwerfällt, ist genau das das eigentliche Problem.
• Festlegen, wer künftig prüft und wer entscheidet, bevor ein Werkzeug ausgewählt wird.
• Mit einem begrenzten Versuch starten, an dem zwei bis drei Personen beteiligt sind – und nach vier Wochen ehrlich auswerten, ob es besser geworden ist.
• Erst danach überlegen, welche Weiterbildung wirklich nötig ist.

Dieser Weg braucht kein Budget, aber Verbindlichkeit. Und er macht sichtbar, ob eine Rolle im Betrieb künftig andere Fähigkeiten verlangt – der Moment, in dem sich Prozessarbeit und Personalentwicklung treffen.

Wo Alpasana und TransformWerk zusammenarbeiten

Die Arbeitsteilung zwischen uns ist einfach: TransformWerk klärt mit dem Betrieb, welche Prozesse sich lohnen, wo KI sinnvoll ansetzt und wie die Organisation den Wandel trägt. Die Alpasana GmbH kommt dort dazu, wo es um die digitale Umsetzung geht – und dort, wo es um die Menschen geht: um Kompetenzen, Rollenprofile und passende Bildungswege.

Für einen Betrieb bedeutet das eine Ansprechperson für den Prozess und eine für die Menschen darin, die miteinander reden. Aus unserer Erfahrung in Job-Coaching und Laufbahnberatung wissen wir, wie oft technische Projekte an dieser Schnittstelle hängen bleiben.

Fragen zur Zusammenarbeit oder zur digitalen Umsetzung? +41 (0)62 561 67 20 · info@alpasana.ch